İş süreçlerinde verimliliği artırın: Microsoft Power Automate nedir?
İş dünyası bugün, verimliliğin en büyük öncelik olduğu bir çağ yaşıyor. Her işletme tüm iş süreçlerinde verimliliği hedeflerken, bu hedefe giden yol otomasyondan geçiyor. Türkiye’deki ilk ve öncü Microsoft Dynamics iş ortağı ATP olarak bu yazımızda, Microsoft’un Power Platform çözüm ailesi içinde sunduğu Power Automate çözümüne odaklanıyoruz.
İş dünyasında artan rekabet, hızı ve verimliliği yöneticilerin en büyük önceliğine dönüştürüyor. Pek çok işletme, iş verimliliğini artırarak tüm süreçlerde emeği ve işgücünü doğru bir biçimde kullanmaya odaklanıyor. Katma değerli işlere yönelen çalışanlar daha motive çalışırken, bu durum işletme performansına da yansıyor. Bu noktada tüm süreçlerin, iş akışlarının, operasyonların gözden geçirilmesi ve akıllı otomasyonun tekrar eden iş akışlarına entegre edilmesi gerekiyor.
Bu ihtiyaç, iş akışı otomasyonu kavramına duyulan ilgiyi her geçen yıl artırıyor. İşletmeler işlerini yürütmek için dijital araçlara daha çok yöneldikçe, bu platformların ve teknolojilerin olanaklarını kullanarak iyileştirilebilecek süreçleri keşfedebiliyor. İş süreçlerini otomasyonlara dönüştürmek isteyen işletmelerin öncelikle akışları analiz etmeleri, süreçleri adımlara bölmeleri, iş hedeflerini açıkça tanımlamaları ve daha da önemlisi otomasyon yazılımını seçmeleri gerekiyor. Birçok departmanın tekrar eden işleri olduğu göz önünde bulundurulduğunda, iş akışı otomasyonu, insan kaynaklarından finansa, muhasebeden satın almaya pek çok iş fonksiyonunda kullanılabiliyor. Microsoft’un iş zekası ve performans odaklı çözümlerini içeren Power Platform çözüm ailesi içinde yer alan Power Automate, bu amaçla üretilen gelişmiş bir araç sunuyor.
Türkiye’deki ilk ve öncü Microsoft Dynamics iş ortağı ATP olarak bu yazımızda Power Automate’in tanımına, Power Automate’in özelliklerine ve işletmeler için sunduğu faydalara odaklanacağız.
Microsoft Power Automate nedir?
Microsoft Power Automate, herhangi bir kuruluşun verimliliğini artırmak için tekrarlayan görevleri otomatikleştirmesini mümkün kılan bir hizmettir. İşletmeler, Microsoft Power Automate’i kullanarak bulut akışları, masaüstü akışları veya iş süreci akışları oluşturabiliyor.
Yüzlerce e-postanın açılması ve içindeki değişkenlere göre sınıflandırılması gereken bir görev olduğunu düşünelim. Saatler sürebilecek bu iş, Microsoft Power Automate ile kolaylıkla otomasyona dönüştürülebiliyor ve bu sayede insan gücü, daha katma değerli bir işe yönlendirilebiliyor. Bir başka örnek daha tasarlayalım: Görevimiz, gelen e-postalardaki eklerin tamamını OneDrive klasörümüze yüklemek olsun. Bu her e-posta geldiğinde elle yapmaya çalışıldığında, kümülatif bir verimsizliğe yol açıyor. Oysa Power Automate, küçük bir otomasyon çalıştırarak bu işlemi otomatik olarak gerçekleştirebiliyor.
Üstelik Microsoft Power Automate, bu otomasyon işlemini kod bilgisi gerekmeden, sürükle bırak gibi işlevler içeren, anlaşılır bir kullanıcı arabirimi üzerinde, her yetkinlikten kullanıcının oluşturabileceği bir formda sunuyor. İş otomasyonları bankacılıktan perakendeye, üretimden sigortaya kadar pek çok sektörde, birbirinden farklı çok sayıda iş akışı için kullanılabiliyor.
Microsoft Power Automate ile neler yapabilirsiniz?
İş fonksiyonlarını otomatikleştirmenin en önemli faydası, işletmeye gerçekten değer getiren ve stratejik süreçlerine yardımcı olan görevlere odaklanabilmeyi sağlamak olarak öne çıkıyor. Power Automate, veri toplama, takvim güncelleme, e-posta bildirimleri oluşturma, görev son tarihi uyarıları paylaşma gibi hayat kolaylaştıran çok sayıda otomatikleştirilmiş süreci kolayca inşa etmeye yarıyor.
Süreçleri otomatikleştirin
Microsoft Power Automate, kullanıcıların sıkıcı görevlerde zaman ve emekten tasarruf edebilmeleri için etkinlik ve işlemleri otomatikleştirdiği bulut tabanlı bir çözüm sunuyor. Örneğin, çalışanlar 100’den fazla takipçisi olan ve Twitter’da marka hakkında paylaşımda bulunan kişileri tek bir tabloda toplayan otomatik bir akış oluşturmak için eski adıyla Microsoft Flow olarak bilinen Power Automate’in özelliklerinden yararlanabiliyor. Ortaya çıkan veriler, Microsoft Dynamics 365 ve e-posta pazarlama çözümü Mailchimp gibi platformlara aktarılabiliyor. Tüm bu akışları oluşturmak için de kodlama bilgisine sahip olmak gerekmiyor.
Hatırlatıcılar oluşturun
Power Automate, Microsoft’un bir diğer çözümü ve kurumsal paylaşım istasyonu olan SharePoint ile entegre çalışabiliyor. Bu noktada kullanıcılar, SharePoint’in zaman ve tarih sütunlarında hatırlatıcıları kolayca otomasyona dönüştürebiliyor. Hatırlatıcı akışları sayesinde son tarihleri yaklaşan görevler ve dokümanlar, ilgili kullanıcılara e-posta bildirimi olarak otomatik bir biçimde iletilebiliyor.
İş verilerini ve dosyaları aktarın
Power Automate, dosyaları bir yerden diğerine aktarmak için iş akışları kurma özelliğiyle kullanıcıların veri alışverişinde bulunmasına da olanak tanıyor. Aktarımın ötesinde, dosyaların hedefe ulaştığı anda başka bir konuma kopyalanması görevi de otomasyona dönüştürülebiliyor. Örneğin OneDrive’a veya Dropbox’a yeni bir dosya eklendiğinde, aynı dosya SharePoint’e de kopyalanabiliyor. 100’den fazla veri kaynağına bağlanabilen Power Automate, Microsoft ekosistemi dışındaki diğer uygulamalarla da birlikte çalışabiliyor.
Veri kaynaklarına bağlanın ve uygulamaları entegre edin
Power Automate, veri transferinin yanı sıra farklı veri kaynaklarını ve uygulamaları birbirine bağlamaya da yarıyor. Microsoft 365, SQL Server, SharePoint, Dropbox, Facebook, Twitter, OneDrive ve çok daha fazlasını içeren 300’ü aşkın veri kaynağına, Power Automate ile bağlanılabiliyor. Yukarıda örneklediğimiz gibi, herhangi bir kullanıcı, Twitter veri kaynağına üzerinden markayla ilgili bir sorguda çıkan tüm sonuçları bir SQL veritabanına otomatik olarak kaydedecek bir otomasyon inşa edebiliyor.
Yerel görevleri otomatikleştirin
Kullanıcılar, Power Automate’i kişisel görevleri için de kullanabiliyor. Örneğin yöneticilerden gelen önemli e-postaları kaçırmamak isteyen çalışanlar, bu e-postaların belirgin özelliklerine göre otomasyonlar oluşturarak bildirimler alabiliyor. E-posta belirli bir süre açılmadığında, otomasyon, ilgili e-postanın açılması gerektiğini hatırlatan bir uyarıyı tetikleyebiliyor.
Microsoft Power Automate’in faydaları nelerdir?
İş akışı otomasyonuna ilişkin güncel veriler, 10 işletmeden 3’ünün en az bir kritik iş fonksiyonunu tamamen otomatik hale getirdiğini gösteriyor. Öte yandan 5 işletmeden ikisi, çok sayıda iş fonksiyonu için otomasyon kullandığını söylüyor. Gartner, 2024’e kadar yönetici görevlerinin %69’unun otomatikleştirebileceğini öngörüyor. İş süreci otomasyonu, işlerin akış hızını artırırken uzaktan çalışmayı da kolaylaştırıyor. Çalışanların %60’ının, onay, sözleşme yönetimi, doküman yönetimi ve faturalandırma gibi iş süreçlerini otomatikleştirerek %30’a varan zaman tasarrufu sağlayabileceği düşünüldüğünde, otomasyonun tüm bu faydalarının yanı sıra, Power Automate’in temel avantajları şu başlıklarla özetleniyor:
- Günlük işleri kolaylaştırın: Önemli e-postalar için kurulacak bildirim otomasyonları, günlük e-posta akışı içinde çalışanların en önemli işlerine odaklanmalarını kolaylaştırıyor. Öte yandan belirli koşulları sağlayan talepleri doğrudan onaylayan bir otomasyon, çalışanların yalnızca problemli taleplere odaklanmasına yarıyor.
- İşgücü verimliliğini artırın: Power Automate, işletmelerin zamandan tasarruf etmesine, üretkenliği iyileştirmesine ve günün sonunda çok daha verimli çalışmasına yardımcı oluyor. Tekrarlayan görevleri akıllı otomasyona devretmek, genel iş performansını iyileştirmeye yarıyor.
- Bağlantılılığın olanaklarından tam anlamıyla yararlanın: Power Automate, hem Microsoft ekosistemindeki, hem de harici kaynaklardaki yüzlerce uygulama arasında bağlantı kurmaya yarıyor. SharePoint’ten Asana’ya, Mailchimp’ten DocuSign’a, Trello’dan Eventbrite’a çok sayıda farklı amaca hitap eden uygulama ve hizmet, Power Automate aracılığıyla birbirine bağlanabiliyor.
- Çalışan memnuniyetini artırın ve insan hatasını azaltın: Zaman alan, tekrarlayan görevleri otomatik hale getirmek, çalışanların gerçekten önemli ve daha fazla dikkat gerektiren görevlere odaklanmasını sağlıyor. Bu sayede çalışanlar yaptıkları işlerden daha çok tatmin olurken, tekrar eden görevlerde dikkatsizlik sonucu görülebilecek hataların da önüne geçilebiliyor ve iş standartları yükseliyor.
- Önceden tanımlı şablonları kullanın: Power Automate, işletmelerin temel ihtiyaçları gözetilerek geliştirilmiş otomasyon şablonları da sunuyor. Onaylar, bildirimler, üretkenlik, sosyal medya gibi konularda hazır iş akışları, her ölçekten işletme için anında çalıştırılabiliyor.
- Karar alma sürecini kısaltın: Microsoft Power Automate, Microsoft, Android ve iOS platformlarında çalışabilen mobil uygulamalar da sunuyor. Bu sayede çalışanlar, ofis dışındayken dahi otomatik iş akışlarını mobil cihazlarından kolayca oluşturabiliyor.
Power Automate’i ATP ile keşfedin
Türkiye’nin ilk ve öncü Microsoft Dynamics iş ortağı ATP olarak Microsoft Dynamics, e-dönüşüm, Power Platform, iş akışı ve doküman yönetimi, robotik süreç otomasyonu ve Ar-Ge başlıklarında sunduğumuz çözümlerle, farklı sektör ve ölçeklerden işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerine uçtan uca eşlik ediyoruz. Microsoft’un sunduğu kurumsal kaynak planlama (ERP) ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımlarının ve bu altyapılar üzerinde koşan özelleştirilmiş çözümlerin yanı sıra, iş zekası ve performans odaklı Power Platform ailesini de işletme ihtiyaçlarına göre uyarlıyoruz.
ATP olarak işletmelerin dijital dönüşüm stratejilerinden bekledikleri yatırım geri dönüşünü alabilmeleri için iş süreçlerinin ayrıntılı analizi gerçekleştiriyor, otomatik hale getirilebilecek görevleri her departman için ayrı ayrı tanımlıyor ve Power Automate dönüşümünü sağlıyoruz. Ayrıca işletmelere, değişen işletme ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir otomatik süreçler tasarlayabilmeleri için danışmanlık hizmeti veriyoruz.
Microsoft’un dünyanın en büyük şirketleri tarafından kullanılan ve sektörde lider olarak konumlandırılan tüm çözümleriyle tanışmak için bizimle iletişime geçin.